بهبود مدیریت و سازمان

 

هدف از تحول چیست ؟

هدف  این مقاله بررسی روابط و وابستگیهای موجود بین بهبود مدیریت و سازمان است به نحوی که این امر بتواند مدیران و متخصصان را در بهبود سازمان نسبت به تهیه طرح و برنامه با حداکثر سودبخشی رهنمون باشد .

چند بهبود سازمان مفهوم جدیدی است معذالک تاکنون توجه و علاقه بسیاری را به خود معطوف کرده است .

 


اساس و ماخذ هر دو روش

بهبود مدیریت و بهبود سازمان ، بر این فرضیه بنا شده است که موثرترین فرد در سازمان کسی است که بطور دائم به آموزش ادامه می دهد و نظرات ، دانش و مهارتهای خود را توسعه و بهبود می بخشد اولین سوالی که پیش خواهد آمداین است که : تحت چه شرایطی می توان به بهترین وجه اطلاعات لازم ، مفاهیم و مهارتهای گوناگون را برای رسیدن به بالاترین درجه اثر بخشی آموخت ؟

تربیت مدیران اصولا بر مبنای فرد استوار است ، بدین ترتیب که مدیران به منظور شرکت در سمینارهای مدیریت و یا کارآموزیهای آزمایشگاهی برای مدتی محل کار خود را ترک می کنند و هر فرد بر اساس تخصصهای خود در دورهای شرکت می جوید ودر نتیجه تغییراتی در آنها پدیدار می شود که اثرات مفیدی مانند بهبود روابط مدیران با یکدیگر و کارمندان آنها و اصلاح روشهای تصمیمگیری خواهد داشت . از جمله اثرات دیگری که پدیدار می شود، عکس العمل کارمندانی است که در سمینارهای مذکور شرکت نکرده اند ، برای این کارمندان قبول و درک روانی تغییرات مدیران مربوط بسی دشوار می نماید . بسیاری از مواقع کارمندان به علت عدم سازش با موقعیت جدید در صددبر می آیند که بنحوی از کارها و تصمیمات جدید مدیر جلوگیری به عمل آورند . مدیران پس از آموختن و به دست آوردن اطلاعات جدید ، احتمالا متوجه می شوند که استفاده از منابع تازه بسیار دشوار خواهد بود و چون امکان دارد به علت عدم درک روشهای جدید اعضای سازمان و همکاران آنها را نپذیرند ، برای مدیران ساده تر است که برای تطبیق با انتظارات کارمندان به ادامه روشهای قدیم و استفاده از اطلاعات قبلی بپردازند.

در صورتی که همکاران و اعضای سازمان درک کنند که مدیران به چه نحو تصمیم دارند محیط کار و روابط افراد را بهبود بخشند ، از آنها حمایت و پشتیبانی کرده و کارآموزی در محیط بهتری انجام می گیرد ودر نتیجه اثرات مفیدتری برای سازمان خواهد داشت . برای تغییر و بهبود وضع یک سازمان ، پشتیبانی کارمندان یکی از شرایط لازم به شمار می رود ، در غیر ایصورت ، کارآموزی شخص مدیر به تنهائی بی تاثیر بوده و یا اثر بخشی اندکی در توسعه یک سازمان خواهد داشت .بنابراین برای توسعه سازمان به وجود آوردن نظامی که از احتیاجات آن سازمان حمایت کند ، از ضروریات به شمار می رود .

این نظام بر اثرات کارآموزی برروی افراد سازمان ، شامل بوجود آوردن محیط بهتری برای روابط بین افراد هم می باشد . برای مثال در نتیجه کارآموزی و بهبود روابط انسانی ، گروهها احتمالا کارمفید تری انجام خواهند داد، به مسائل مختلف با دید بازتری خواهند نگریست و قوه خلاقه ای را بوجود خواهند آورد .همینطور تشکیل گروه در کارآیی سازمان اثر بسیاری دارد ، ولی باید در نظر داشت که موثر بودن سازمان احتیاج به شرایط و ضوابطی بشتر از موثربودن گروه دارد . بنابراین لازم است که به تعریف معنی کلیتری از بهبود سازمان بپردازیم .

 

بهبود سازمان چیست ؟

بهبود سازمان فرآیندی است که افزایش اثر بخشی سازمان را از طریق توام کردن هدفهای فرد و سازمان عملی می سازد .

این فرآیند کوششی است در جهت یک تغییر برنامه ریزی شده که بر گیرنده کل سیستم در یک دوره از زمان بوده و به ماموریت سازمان مربوط می شود.

مهمترین عواملی که در این تعریف مشاهده می شود ، عبارتنداز اینکه اولاٌ بهبود سازمان یک جریان و مجموعه ای از اقدامات می باشد ، ثانیاٌ یک تحول و تغییر برنامه ریزی شده است ، ثالثاٌ در کل سازمان عملی می گرددو سرانجام با ماموریت سازمان مرتبط می باشد.

بهبود سازمان جریان مداومی است برای بهبود بخشیدن روشهای مختلف سازمانی و به وجود آوردن محیطی مساعد برای غلبه بر مشکلات سازمانی .

تحول تکنولوژیکی در صنعت غالباٌ با برنامه ریزی قبلی همراه بوده و از اهمیت نسبتاٌ قابل توجهی برخوردار است از طرف دیگر هرگاه تحول سازمانی با سنجش قبلی انجام نگیرد در اغلب موارد نتیجه مطلوبی که معمولاٌ تحول تکنولوژی بوجود می آورد ، حاصل نخواهد شد . توسعه و بهبود سازمان روش کمک کننده ای است که با برنامه ریزی تحولات سازمانی و انجام و ارزیابی تغییرات مزبور می تواند نتیجه مطلوبتری را به سازمان ارائه دهد.

برای بدست آوردن با ارزشترین نتیجه از بهبود سازمان ، تمامب افراد سازمان باید در آن مشارکت فعالانه داشته باشند، دلیل این امر واضح است ، چون یک سازمان شامل سلسله مراتب به هم پیوسته مختلف می باشد و هر تحولی که در یک سطح و یا یک دایره صورت می گیرد ، عملا در بقیه سطوح و دوایر نیز اثر دارد بنابراین لازم است که افراد سطوح مختلف برای تحول در اقدامات مربوط شرکت جویند .

 

مقایسه بهبود مدیریت و بهبود سازمان

مفهوم بهبود سازمان بوسیله مقایسه و سنجش آن با روش سنتی تری چون بهبود مدیریت با روشنی بیشتری توصیف خواهد شد . این مقایسه را می توان در موارد مختلف زیر مورد بررسی قرار داد:

-        هدفها

-        دلایل آغاز بهبود مدیریت ویا بهبود سازمان

-        مشکلات مربوط

-        استراتژی ایجاد تحول

-        محدوده زمانی

-        شرایط متخصصان

-        مسائل و انتقادات

هریک از این موارد برای تشخیص رابطه بهبود سازمان در زیر مورد بحث قرار می گیرد  

 

هدفها

  هرچند هدف کلی بهبود سازمان و مدیریت تواما معطوف به ارتباطات برنامه ریزی انگیزش و هماهنگی می باشد ، ولی هدفهای این دو استراتژی با هم تفاوت دارند برای مثال ، بهبود مدیریت یک سازمان شامل مقاصد و هدفهای زیر خواهد بود :

1 0 انتقال عقاید و فلسفه های سازمان از طریق تجدیدنظر در اصول ،رویه هاو اعمال

2 0 بوجود آوردن محیط عملی برای مهارتهای مدیریت که منجر به بهبود اقدامات سازمانی و همکاری در سازمان خواهد شد .

3 0 ازدیاد قدرت برنامه ریزی ، هماهنگ کردن ، اندازه گیری و سنجش کارها و نظارت بر امور واحدهای سازمان .

4 0 بهبود بخشیدن مهارنها در تجزیه و تحلیل مسائل و امور تصمیمگیری .

5 0 آگاه بخشیدن مدیران در مورد وظایف و روابط آنها در سازمان .

از سوی دیگر در بهبود سازمان هدفهای زیر دنبال می شود :

(1)                        ایجاد یک فضای باز و مساعد در سازمان برای حل مسائل و مشکلات

(2)                        تتتکمیل اختیارات ناشی از مقام بوسیله شایستگی و دانش و تخصصی

(3)        نننزدیک ساختن هر چه بیشتر مراجع مسوؤل تصمیمگیری و حل مسائل و مشکلات ، به منابع اطلاعاتی

(4)                        ایجاد اعتماد بین افراد و گروهها در سازمان

(5)                        کاهش دادن رقابتهای ناسالم و به حداکثر رساندن همکاریهای سازنده

(6)                        ایجاد یک سیستم تشویق و پاداش برای نیل به هدفهای سازمان

(7)                        یاری دادن مدیران بر اساس نیازها و هدفها ، بدون توجه به تجارب گذشته

(8)                        ایجاد روح کنترل فردی در کارکنان

(9)                        توسعه روسی برای نوسازی سازمانی بطور مداوم و پیوسته

      از دو توجیه ذکر شده چنین مشهود می شود که هدفهای بهبود مدیریت و بهبود سازمان با یکدیگر تفاوت دارند بهبود مدیریت می کوشد تا مدیران را قادر سازد که بهتر و شایسته تر دین خودرا نسبت به سازمان ادا نمایند . از طرف دیگر ، بهبود سازمان می کوشد موقعیتی را بوجود آوردکه مدیران بتوانند در آن موقعیت وظایف خود را به درستی انجام دهند . هرچند ایجاد این دو روش تفاوتی واضح دارند ولی هدف نهایی آنها مشترک می باشد ، هر دو می کوشند که اثر بخشی سازمان را افزایش دهند و امکان دارد کوشش خود را بر تغییر استراتژی مدیریت در سازمان متمرکز کنند و هر دو روش بهبود ممکن است هدفها و مقاصد اولیه مختلفی داشته باشند، ولی با هم منافات نداشته ، بلکه ، مکمل یکدیگر می باشند .

 

دلایل آغاز بهبود مدیریت و سازمان

یک عامل محرک برای شروع برنامه بهبود مدیریت این است که مدیریت عالی یا قسمت کارگزینی متوجه شده است که نقصهایی در سازمان وجود دارد و یا مدیران احتیاج به آشنایی بیشتر با تحولات جدید دارند. برای مثال ، ممکن است سرپرستان جدید احتیاج به آموختن مواردی درباره اداره کارکنان خود داشته باشند ، یا وقتی مدیری از واحد ستاد به واحد صف انتقال پیدا می کند امکان دارد که درباره مقام جدیدش اطلاع کافی نداشته باشد . این قبیل احتیاجات ضرورت پیشنهاد برنامه های کارآموزی برای مدیران را نشان می دهد تا آنان بتوانند شایستگی و صلاحیت خودرا در نقشهایی که ایفاد می کنن، افزایش دهند.

شرکت در یک برنامه کارآموزی فرصتی برای شخص و سازمان بوجود می آورد تا تحول سازمانی امکانپذیر گردد. هرزمان اینگونه تغییرات کار عادی یک مدیر را قطع کند ، ممکن است وی عکس العملی مبنی بر تفاوت نشان دهد ، یکی از راههایی که می توان از اینگونه مقاومتها جلوگیری کرد این است که مدیر مزبور را کاملا در جریان امر تصمیمگیری قرار داد، یکی از شیوه های شرکت دادن اشخاص در جریان تصمیمگیری این است که مقامات سازمان وقت قابل توجهی صرف مصاحبه بااکثر مدیران خود بنمایند و با مشورت و همکاری آنها نسبت به انتخاب نوع برنامه کارآموزی که خود آنان شرکت کننده آن هستند اخذ تصمیم کنند.

دلایل شروع بهبود سازمان علاوه بر دلایل بهبود مدیریت شامل موارد زیر می باشند:

1-   عدم همکاری مابین دودایره و یا دو بخش سازمان .

2-   عدم تطبیق مسوؤلیت و اختیار یک شخص نسبت به مقامش .

3-   اختلاف نظر بین کارمند و مدیر .

4-   تحولات جدید تکنولوژی.

 

مشکلات شروع بهبود سازمان  

با وجودی که امکان دارد احتیاجی مبرم دلیل تصمیم برای بهبود سازمان باشد،ولی شروع آن احتمالا با مشکلاتی مواجه خواهد شد ،تصمیم برای بهبود سازمان مستلزم استفاده از کل سیستم سازمان و تعهد نسبت به نوسازی آن می باشد در بعضی موارد بهبود سازمان شامل یک پروژه موقتی برای کارمعینی نیست ، بلکه شامل یک کوشش همگانی برای انجام وظیفه موثرتر افراد در یک سازمان است . در بهبود سازمان مساله تعهد مهمتر از آن است که در مورد بهبود مدیریت عنوان گردید.

 

چند استراتژی برای تحول

درسالهای اخیر ، شاهد بوجود آمدن شیوه های مختلف بهبود مدیریت و بهبود سازمان بوده ایم ، بعضی از روشها را می توان در هر دو مورد استفاده کرد، ولی برخی صرفاٌ  مناسب و در خور بهبود مدیریت و یا بهبود سازمان می باشد .

در بهبود مدیریت ، استراتژیهایی که باعث تحول می باشد ، تاکید بر شرکت مدیران در فعالیتهای آموزشی دارد. در این مورد یک مدیر باید برای یک مدت معین کاملاٌ از محیط کار سازمان دور باشد تا بتواند فکر خودرا برازدیاد معلومات و مهارتش متمرکز کند ، استراتژی دیگر تحول ، گردش شغلی است که باعث می شود یک مدیر در پستهای مختلف یا وظایف گوناگون یک سازمان آشنا شود.

بعضی دیگر از انواع استراتژیهای تحول شامل موارد زیر می باشد :

1-   شرکت در کنفرانسهای مختلف سازمان برای تطبیق بیشتر با دانش جدید مدیریت

2-   شرکت در کارآموزیهای اختصاصی که اغلب در خارج از سازمان تشکیل می شود.

3-   شرکت در آموزشهای مکاتبه ای  .

4- شرکت در برنامه های دانشگده ها و دانشگاههای مختلف برای اخذ درجه تحصیلی بالاتر برای بهبود سازمان ،استراتژیهای مختلفی وجود دارد که اساس آنها بر برنامه ریزی و توسعه روشهای تحول در فرهنگ سازمانی بنا شده است . از انواع مختلف استراتژیهایی که برای بدست آوردن نتیجه مطلوب مورد استفاده قرارمی گیرند ، می توان به شرح زیر نام برد:

الف0 تشکیل گروهها برای آموزش .

ب 0 ایجاد تغییردر ترکیب و ساختمان سازمان .

ج0 تحقیق و بررسی علمی .

د0 برنامه های اختصاصی کارآموزی .

ه 0 به وجود آوردن رابطه ای بین گروهها و قسمتهای سازمان برای آموزش و حل مشکلات بطورخلاصه ، استراتژیهای بهبود مدیریت شامل بهبود بخشیدن وضع کار یک مدیر ، افزایش معلومات و مهارتهای او و روابطش با بقیه افراد یک سازمان است و اساس استراتژیها بر آشنایی مدیر با آموزشهای جدید و کنفرانسها و سمینارهای مختلف بنا شده است .

استراتژیهای بهبود سازمان اصولا برای بوجود آوردن راهها و شیوه هایی است که به تشخیص مشکلات سازمان ، برنامه ریزی روشهای مختلف برای حل مشکلات آن و اجرای روشهای گوناگونکمک می نماید.

 

زمان لازم

به واسطه ماهیت بهبود مدیریت ، وقت لازم برای بهبود بخشیدن وضع یک مدیر کوتاه میباشد طولانیترین برنامه ممکن است برای دریفت یک درجه فوق لیسانس یا دکترا باشد که از یک تا سه سال طول خواهد کشید، کوتاهترین آن احتمالا کلاسهای یک ساعته و یا دو ساعته است که شامل سخنرانی و بحث در موارد مختلف می باشد .

با وجودی که بهبود سازمان یک برنامه مداوم تلقی شده است ، ولی در مواقعی که از مشاوران خارج سازمان برای بررسی و بهبود سازمان استفاده می شود، زمان محدود و معین است ،پس از بررسی و مشاورت ، مشاوران خارجی بهبود سازمان ، ( مشاورانی که عضوسازمان نبوده اند ) که به پرورش کارکنان داخلی سازمان کمک کرده اند احتمالا از سازمان خارج خواهند شد ، اما دورادور باید به انجام امور و نتیجه کار افراد سازمان نظارت داشته باشند و در صورت لزوم به رفع مشکلاتی که کارکنان مربوط با آنها مواجه می شوند ، کمک کنند. بنابراین ، بهبود سازمان یک عمل مداوم مبنی بر بهبود بخشیدن و نوسازی وضع یک سازمان و تحول در کارکنان آن می باشد . درنتیجه این بهبود ممتد سرانجام به تحول روابط اجتماعی و فنی می انجامد و باعث انجام ماموریت و وظایف سازمان با روشی منظم و مرتب خواهد شد.

 

متخصصان بهبود مدیریت شرایط و ضوابط و بهبود سازمان

دو عامل بسیار مهم که در موفقیت و شکست هر برنامه ای در بهبود مدیریت نقش ارزنده ای را بازی می کنند، عبارتند از: طرح و طرز انجام در برنامه مزبور مشاوران در ایفای نقشهای خود نه تنها باید مهارت و استادی خاصی در مورد برنامه ریزی و رهبری جلسه های کارآموزی داشته باشند، بلکه باید صاحب فهم و ادراک درباره نحوه پذیرش و بررسی افراد هم باشند ، بنابراین یکی از عوامل بسیار مهم و ضروری آن که انتقال دهندگان تحول باید دارای مهارت و دانش در روشهای آموزشی باشند.

متخصصان بهبود سازمان اغلب دارای درجه های دانشگاهی در رشته بهبود سازمان نیستند ، بلکه تحصیلات آنها بیشتر در حوزه رشته های مختلف با تاکید بیشتر بر علوم رفتاری بوده است . سولبق تجربی آنها بیشتر در قسمتهای بهبود مدیریت پرسنل ، روابط صنعتی ، تحقیق و بررسی پرسنلی و تربیت و پرورش کارمندان بوده است . بنابراین در حقیقت مهره اصلی شغل آنها  افراد انسانی بوده اند .

در زمان حال موسستات مختلف تمایل بیشتری نشان می دهند که سرپرستی بهبود سازمان به عهده مدیریت صف واگذار کنند این خود کلیدی است برای موفقیت ، زیرا استفاده صحیح از مدیریت صف مستلزم همکاری بین گروههای مختلف صف و ستاد است در این کوشش همگانی ، متخصصان بهبود سازمان با همکاری مدیران صف مشکلات سازمان تشخیص داده ودر صورت لزوم ، تحولی را بوجود می اورند.متخصص بهبود سازمان مشاوه ای است که به مدیر و کامندان او در مورد برنامه ریزی و تغییر و تحول کمک می نمایند ولی اصولا برنامه ریزی و انجام آن از مسؤولیتهای مدیر می باشد و تصمیم نهایی و قطعی را باید او بگیرد.

متخصص بهبود سازمان در طول انجام تغییر و تحول تنها نقش مشاورتی داشته ودر امور اجرایی دخالت نمی کند او راهنمای خوبی برای تشخیص دلایل مقاوت کارمندان و چگونگی رفع اینگونه مشکلات می باشد

بطور کلی یک متخصص بهبود سازمان پنج خصوصیت کلی دارد:

1-   توانایی تشخیص مشکلات بطور دقیق .

2-   توانایی انجام کارها بعنوان تسهیل کننده وظایف سازمان .

3-   مهارت و درک در روشهای مشاوره ای .

4-   درک واقعیتهای تغییرات برنامه ریزی شده .

5- مهارت و آگاهی از نحوه کاربرد علوم رفتاری و صلاحیت و شایستگی در کارآموزی  آزمایشگاهی و تجارب آموزشی .

لازمه اثر بخشی کار یک متخصص بهبود سازمان دامنه وسیعی از معلومات و مهارتها ست که از مهارتها و معلومات متخصص بهبود مدیریت بیشتر می باشد .جمله مزبور دال بر اهمیت بیشتر بهبود سازمان نسبت به بهبود مدیریت نیست بلکه میدان و فضای بهبود سازمان پیچیده تر و متنوع تر می باشد بنحوی که مشکل به نظر می رسد یک فرد باشد کاملا در جنبه های مختلف آن شایستگی داشته باشد.

 

مسائل و انتقادات

 مانند اغلب برنامه های کارآموزی ، مساله مهم در بهبود مدیریت و سازمان اجرای برنانه های تعیین شده در محل کار می باشد . در بهبود مدیریت و سازمان ، به وجود آوردن صحنه های حقیقی مشابه با آنچه در کارهای روزانه سازمانها اتفاق می افتد ، بسیار مشکل به نظر می رسد .

مسائل دیگر که باید به دقت به آنها رسیدگی شود شامل موارد زیر می باشد :

1-   تابعیت بیش از حد متخصصان خارج از سازمان وپروش ندادن افراد داخلی .

2-   عدم حمایت عملی مدیریت عالی از برنامه های بهبود مدیریت .

3-   عدم اهمیت پروژه های دائمی در برنامه بهبود و توسعه .

4-   محدودیت شرکت تمام سطوح مدیریت در بهبود مدیریت و سازمان.

5-   عدم اهمیت و موقتی تلقی کردن امر بهبود سازمان .

6-   عدم علاقه مدیران به انجام کارهایی که مستلزم تغییر و تحول می باشد .

نکته های ذکر شده مسائلی است که رهبران یک سازمان با مشاوت و همکاری متخصصان تغییر و تحول می توانند رفع کنند ، حل شدن چنین مشکلاتی راه هموارتری را برای انجام برنامه های تعیین شده بوجود می آورد که باعث موفقیت و نیل به هدفهای اصلی برنامه بهبود مدیریت و بهبود سازمان خواهد شد.

 

 

خلاصه

یک سازمان کارآ و مؤثر نیاز به هر دو جنبه بهبود مدیریت و بهبود سازمان دارد. در این مقاله سعی شده است که مختصلت و تفاوت دو روش مزبور به وضوح بیان شود ودر این مورد روش مقایسه ای مورد استفاده قرار گرفته است . بهبود مدیریت و بهبود سازمان علاوه بر توافق ، مکمل یکدیگر نیز می باشند .بهبود مدیریت بصورت مهره اصلی بهبود سازمان به کار می رود ودر حقیقت یکی از اجزای آن می باشند که با بقیه اجزا تفاوت دارد .

بطور خلاصه ، بهبود مدیریت و بهبود سازمان رابطه مستقیم و نزدیک دارند . در جریان بهبود سازمان بدون شک مسائل و مشکلاتی پیش می آید که مستلزم بهبود مدیریت است . به همانگونه در بهبود مدیریت افراد یک سازمان احتمالا متوجه نیاز به بهبود وضع فردی و بهبود سازمان می شوند . بطور کلی بهبود سازمان باید بنحوی انجام شود که تغییرات و تحولات مورد نیاز با حمایت افراد به مورد اجرا گذارده شود.

پایان


موضوعات مرتبط:

برچسب‌ها: مقاله


تاريخ : سه‌شنبه ٩ فروردین ۱۳٩٠ | ۱۱:٠٥ ‎ق.ظ | نویسنده : حسین | نظرات ()
.: Weblog Themes By SlideTheme :.